Introduktion

Baggrund

Rich. Ebbesen ApS, CVR 36173363 (i det f√łlgende Rich. Ebbesen), behandler personoplysninger i henhold til EU‚Äôs databeskyttelsesforordning.

Vores databehandling sker med hjemmel i databeskyttelsesforodningen. I n√¶rv√¶rende politik, som er udarbejdet for at beskytte personoplysninger, redeg√łres for, hvordan Rich. Ebbesen opfylder forpligtelserne i medf√łr af databeskyttelsesforordningen.

I n√¶rv√¶rende politik redeg√łres for hvordan Rich. Ebbesen indsamler og behandler personoplysninger. Herunder redeg√łres for form√•let med behandlingen, hvor l√¶nge behandlingen varer, og hvordan oplysningerne benyttes. Endvidere redeg√łres for hvad vi g√łr for at beskytte dine personoplysninger, ligesom du f√•r oplyst hvilke rettigheder du har i forhold til dine personoplysninger vi behandler og hvordan du kommer i kontakt med os.

Ved yderligere sp√łrgsm√•l er du velkommen til at rette henvendelse til os ved at sende en e-mail til info@re.dk

Begreber

Databeskyttelsesforordningen benytter en række begreber, hvis betydning også gælder for nærværende politik, hvorfor disse begreber kort introduceres herunder:

Personoplysning: Enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person (‚ÄĚden registrerede‚ÄĚ). Dette g√¶lder uanset format.

En identificerbar person er en person som kan identificeres i kombination med andre oplysninger (direkte eller indirekte), som eksempel kan nævnes navn, ID-nummer m.v.

Behandling: enhver aktivitet eller r√¶kke af aktiviteter som personoplysninger eller en samling af personoplysninger g√łres til genstand for.

Dataansvarlig: Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, en institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afg√łr, til hvilket form√•l og med hvilke hj√¶lpemidler, der m√• foretages behandling af oplysninger.

Den dataansvarlige har hovedansvaret for grundprincipperne i persondataforordningen overholdes, herunder at der bliver udvist den forn√łdne dataansvarlighed, at databehandlingen er lovlig, herunder at der er den forn√łdne behandlingshjemmel, og at du er tilstr√¶kkelig informeret omkring din rettighed og sikkerhed, herunder at Rich. Ebbesen overholder oplysningsforpligtelser og indsigtsrettigheder over dig som den registrerede samt sikre passende tekniske foranstaltninger og passende sikkerhed.

Den dataansvarlige s√łrger desuden for indberetning af eventuelle brud p√• persondatasikkerheden til Datatilsynet indenfor 72 timer og sikre indg√•else af databehandleraftaler med eventuelle databehandlere og tilsyn med databehandlere.

Data i virksomheden Rich. Ebbesen sker kun efter instruktion fra den dataansvarlige.

Databehandler: En fysisk eller juridisk person, en offentlig myndighed, en institution eller et andet organ, der behandler personoplysninger på den dataansvarligs vegne.

Tredjepart: Fysisk eller juridisk person, offentlig myndighed, institution eller organ, som ikke er den registrerede, den dataansvarlige, databehandler eller de personer, der under den dataansvarliges eller databehandlers direkte ansvar er bemyndiget til at behandle personoplysningerne.

Persondatabegivenhed: En sikkerhedsbegivenhed, der f√łrer en ulovlig eller utilsigtet destruktion, tab eller √¶ndring eller uautoriseret offentligg√łrelse eller uautoriseret adgang til de overf√łrte, oplagrede eller p√• anden m√•de behandlede personoplysninger.

Ændring af politik til beskyttelse af persondata

Rich. Ebbesen forbeholder sig retten til at √¶ndre n√¶rv√¶rende politik for beskyttelse af personoplysninger. Hvis politikken √¶ndres, bliver du informeret om, at √¶ndringen p√•virker behandlingen af dine personoplysninger. Vores nyeste version af vores politikker er altid tilg√¶ngelig p√• www.rich.ebbesen.dk.

Nærværende politik er senest opdateret den 20. maj 2018.

Rich. Ebbesens behandling af persondata

Kategorier af personoplysninger

Rich. Ebbesen kan behandle f√łlsomme personoplysninger om dig, navnlig n√•r du er kunde hos os. Personf√łlsomme oplysninger behandles dog kun, hvis der er et sagligt form√•l bag behandlingen, herunder hvis der er n√łdvendigt for at varetage dine interesser p√• beh√łrigt vis i forbindelse med at vi l√łser en sag for dig. Bem√¶rk, at behandlingen skal have et retsgrundlag for at v√¶re lovligt. Behandling herudover vil, henset til at personf√łlsomme oplysninger fortjener en s√¶rlig beskyttelse, kr√¶ve dit udtrykkelige samtykke hertil.

Formål samt retsgrundlag for persondatabehandling

KategoriFormålRetsgrundlag
Person- og kontaktoplysningerN√łdvendig for vores sagsbehandling og opf√łlgning af det arbejde vi udf√łrer for dig.Behandling er n√łdvendig for at leve op til aftalen med dig, herunder for at vi kan opfylde de forpligtelser vi har over for dig som kunde.
Person- og kontaktoplysningerFor at kunne holde kontakten med dig med heynsyn til besvarelse af sp√łrgsm√•l m.v.Behandlingen er n√łdvendig for at leve op til aftalen med dig.
Person- og kontaktoplysningerFor at kunne overholde lovbestemte krav, s√•som Hvidvaskning loven m.m.Behandlingen er n√łdvendig for at virksomheden kan overholde sine lovbestemte forpligtelser.
Person- og kontaktoplysningerTil fakturering og bogholderietBehandlingen er n√łdvendig for at leve op til aftalen med dig og for at opfylde de forpligtelser vi har som virksomhed i medf√łr af lov.
Person- og kontaktoplysningerFor at varetage en betalingsaftale vi har indg√•etBehandlingen er n√łdvendig for at virksomheden kan leve op til den aftale vi har med dig.
Person- og kontaktoplysningerFor at håndtere klagesager og krav om erstatningBehandlingen er saglig begrundet af hensyn til berettiget interesser.
EnhedsoplysningerIndsamling sker i forhold til at udvikle vores hjemmeside, s√•ledes at denne bliver mere brugervenlig og effektiv for vores bes√łgende kunder.Indsamling af data kan ogs√• ske for varetage din bestilte opgave eller foresp√łrgselBehandlingen er retf√¶rdiggjort af hensynet til at effektivisere, forbedre og forenkle virksomheden hjemmesiden, s√•ledes at vores kunder f√•r st√łrst udbytte af hjemmesiden som muligt.Behandling sker i s√• fald for at varetage dine interesser som kunde.

Det prim√¶re form√•l med behandling af dine personf√łlsomme oplysninger er at g√łre det muligt for Rich. Ebbesen at opfylde vores forpligtelser over for dig som kunde, samt overholde dokumentationskrav if√łlge lov, som eksempel herp√• kan n√¶vnes SKATS krav til bogholderi og regnskab samt dokumentationskrav i henhold til hvidvaskningsloven. Nedenfor kan du se en beskrivelse af vores forskellige typer behandling af dine personoplysninger samt retsgrundlaget hertil.

Overf√łrsel af personoplysninger

Rich. Ebbesen bestr√¶ber sig efter kun at behandle dine personoplysninger inden for EU/E√ėS. Vi pr√łver derfor kun at indg√• Databehandleraftaler med EU/E√ėS leverand√łr.

Som eksempel kan n√¶vnes at Rich. Ebbesen kan behandle dine oplysninger i f√łlgende programmer. Behandlingen vil v√¶re n√łdvendig for varetagelsen af din opgave alt afh√¶ngig af opgavetypen.

  • Webmail
  • Telefoner og mobiler
  • Optagelser

Vi optager telefonsamtaler til dokumentation og aftalegrundlag. 

Hvordan vi behandler telefonsamtaler, der optages til dokumentation og aftalegrundlag.

Vi anvender optagelserne og dokumentere og som grundlag for telefoniske aftaler, som vi har oplyst i L√¶s mere under ‚ÄĚPersonoplysninger‚ÄĚ p√• vores hjemmeside

Vi behandler dine personoplysninger, herunder optager og lagrer vi telefonsamtaler, på jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a, henholdsvis databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra a, jf. art. 6, stk. 1, litra a.

Det er kun et begr√¶nset antal personer, der har adgang til optagelserne/transskriptionerne. Dine personoplysninger vil kunne blive behandlet af vores databehandlere, herunder it-, service- og hostingpartnere, hvor data opbevares inden for og i visse tilf√¶lde kan ikke tilg√•s af servicepartnere fra lande uden for EU/E√ėS.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Rich. Ebbesen opbevarer optagede telefonsamtaler og transskriptioner i 90 dage, hvorefter de l√łbende slettes automatisk. 

Hvis du eller din kontakt hos Rich. Ebbesen g√łr brug af rettighederne i databeskyttelsesforordningen ved fx at anmode os om indsigt i en optagen telefonsamtale/transskription (inden den slettes automatisk efter 90 dage), vil vi i forbindelse med anmodningen gennemg√• og herefter kunne gemme disse i op til 3 √•r, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, mens √łvrige personoplysninger h√•ndteret som led i behandlingen af anmodningen gemmes som dokumentation i op til 5 √•r. 

Hvis du ‚Äď inden sletning automatisk foretages efter 90 dage ‚Äď anmoder os om at begr√¶nse behandlingen af en optaget telefonsamtale/transskription, vil det indeb√¶re, at vi er forpligtet til at opbevare optagelsen/transskriptionen i det tidsrum, som begr√¶nsningen er g√¶ldende i, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. 

Indg√•r en optaget telefonsamtale/transskription i en konkret klagesag eller tvist, slettes samtalen/transskriptionen, n√•r klagen/tvisten er endeligt afsluttet i overensstemmelse med for√¶ldelsesregler, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. 

Brugen af enkelte optagelser i konkrete tilf√¶lde 

Håndtering af klager
Hvis du klager til os over forhold relateret til indholdet af en given samtale, som er blevet optaget/transskriberet og fortsat opbevares af Rich. Ebbesen, kan Rich. Ebbesen v√¶lge at lytte/l√¶se samtalen/afskriften igennem med henblik p√• at h√•ndtere klagen og efter en konkret vurdering beslutte at gemme samtalen/afskriften som dokumentation og anvende disse i forbindelse med klagen/tvisten, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, jf. art. 6, stk. 4, og databeskyttelseslovens ¬ß 5, stk. 2. 

Compliance og risikostyring 
Vi kan i forbindelse med compliance og risikostyring udv√¶lge stikpr√łver af optagne samtaler/transskriptioner med henblik p√• gennemgang heraf til brug for kontrol og sikring af LB‚Äôs overholdelse af interne og eksterne regler, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, jf. art. 6, stk. 4 og databeskyttelseslovens ¬ß 5, stk. 2.

https://www.datatilsynet.dk/emner/overvaagning-og-sporing/optagelse-af-telefonsamtaler

Rich. Ebbesen overf√łrer ikke dine persondata til et land uden for EU/E√ėS ud over, hvad der er angivet nedenfor.
Hvis Persondata overf√łres til et land uden for EU/E√ėS, vil Rich. Ebbesen tage n√łdvendige forholdsregler for at sikre, at oplysningerne forbliver beskyttet og at behandlingen sker p√• lovligvis i henhold til persondataforordningen.

Google Analytics tracker trafikken på vores hjemmeside. Dine oplysninger er beskyttet gennem Googles forbindelse til EU-US Privacy Shield. Se nærmere på www.privacyshield.gov.

Rich videregiver alene oplysninger til tredjepart s√•fremt dette sker for at varetage dine interesser under den p√•g√¶ldende sagsbehandling eller s√•fremt en lovm√¶ssig forpligtelse g√łr dette p√•kr√¶vet. Dine persondata vil ikke p√• anden vis blive overf√łrt eller solgt til tredjepart.

Dine rettigheder

N√•r Rich. Ebbesen behandler dine personlige oplysninger, har du visse lovf√¶stede rettigheder, for s√• vidt ang√•r dine personoplysninger, og du kan v√¶re med til at s√¶tte rammerne for Rich. Ebbesens behandling af dine persondata, og hvad der gemmes. For at g√łre brug af disse rettigheder skal du henvende dig skriftligt. Anmodningen skal v√¶re underskrevet af dig personligt, og sendes til den postadresse, der er angivet til sidst i n√¶rv√¶rende politik.

Rich. Ebbesen pr√łver at sikre dine personoplysninger p√• bedste vis. Rich. Ebbesens sikkerhedsrutiner opdateres l√łbende i takt med den tekniske udvikling. Rich. Ebbesen har dokumenterede rutiner vedr√łrende brugerintegritet, tilg√¶ngelighed af oplysninger og fortrolighed i henhold til g√¶ldende lovgivning.

Bevarelse og rydning

Dine persondata gemmes kun af Rich. Ebbesen i den periode, der er n√łdvendig for at tjene de form√•l, som dataene blev indsamlet til, eller s√• l√¶nge Rich. Ebbesen har en lovm√¶ssig forpligtelse til at bevare dine persondata, eller s√•fremt Rich. Ebbesen finder det p√•kr√¶vet ud fra en retlig og saglig interesse, f.eks. for i im√łdeg√• en senere erstatningssag eller anden juridisk proces. Derefter vil dine persondata blive slettet. Der er virksomhedens generelle politik ikke at opbevare personoplysninger l√¶ngere end h√łjst n√łdvendigt.

Brug af cookies

Rich. Ebbesen kan g√łre brug af cookies-lignende teknikker til at levere visse funktioner p√• hjemmesiden www.rich-ebbesen.dk. Informationerne kan ogs√• bruges til at forbedre vores hjemmeside med henblik p√•, at levere en bedre og mere personlig service.

Kontakt

Sp√łrgsm√•l og andre henvendelser kan fremsendes til

Rich. Ebbesen ApS
CVR: 36037385
Hassellunden 16
2765 Sm√łrum
Telefon: 3617 3363
E-mail: info@re.dk